الف: استفاده از برنامه های بک آپ
۱- برنامه Gmail backup نرم افزاری رایگان و با قابلیت کاربری ساده است و همان کاری را انجام می دهد که از اسمش پیدا است. تنها کافی است اطلاعات اکانت تان را در اختیارش بگذارید تا تمامی ایمیل های تان را دانلود کند، به صورت امن ذخیره کرده و هر لحظه که لازم باشد آنها را به جیمیل تان برگرداند. فقط به یاد داشته باشید که این برنامه تنها لیبل های انگلیسی با کاراکترهای [a-z و A-Z و 0-9] را بک آپ می گیرد و قبل از شروع کار با آن باید نام لیبل ها را در جیمیل اصلاح کنید.
این برنامه رایگان تنها برای سیستم عامل های ویندوز و لینوکس تهیه شده است. نرم افزار جیمیل بک آپ را می توانید از این وب سایت دریافت کنید.
۲- برنامه Gmail Keeper هم تقریبا کاری مشابه جیمیل بک آپ انجام می دهد. با این تفاوت که همه انواع لیبل را به راحتی شناسایی کرده و ایمیل های دانلود شده را در قالب یک فایل زیپ نگه داری می کند. این برنامه همچنین قابلیت پشتیبانی از چندین اکانت جیمیل را دارد و می توانید با رمزگذاری ایمیل های دانلود شده، از آنها به خوبی محافظت نمایید. علاوه بر این، جیمیل کیپر امکان برنامه ریزی برای بک آپ گیری های خودکار و منظم را هم دارد.

ب: استفاده از سایت های پشتیبان گیر.
۱- Backupify به صورت اتوماتیک و طی زمان های مشخص، نسخه های بک آپ مورد نظر شما را بر روی سرور خود ذخیره می کند. این برنامه علاوه بر جیمیل، می تواند از برخی سرویس های آنلاین مشهور مانند فیس بوک، تویتر، Google Apps، فلیکر، پیکاسا، گوگل کانتکت، گوگل داکس، بلاگر و… نیز نسخه پشتیبان تهیه کند.
شما کافی است یک بار اطلاعات اکانت مورد نظر برای بک آپ گیری را به برنامه بدهید و دیگر کاری به آن نداشته باشید. خودش از طریق ارتباط امن https با سایت مورد نظر، همه کارها را انجام می دهد. البته حواس تان باشد شما اطلاعات تان را از یک کلود به کلود دیگر منتقل می کنید و باز هم بر روی کامپیوترتان نسخه پشتیبانی ندارید.
با استفاده از نسخه رایگان این برنامه، شما ۲ گیگابایت فضای رایگان برای بک آپ گیری از ۵ اکانت را در اختیار دارید و سایت به صورت هفتگی کار تهیه نسخه پشتیبان را انجام می دهد. از دیگر امکانات جالب این سرویس می توان به بک آپ گیری انتخابی پوشه ها و لیبل ها اشاره کرد که باعث سرعت بیشتر کار و استفاده بهینه تر از فضای موجود می گردد.
۲- همچنین می توانید از یک اکانت لایو مایکروسافت برای تهیه نسخه پشتیبان ایمیل های تان استفاده کنید. شما به راحتی می توانید یک اکانت جیمیل را به صورت POP3 به ایمیل لایو هات میل تان متصل کرده و یک نسخه پشتیبان از تمامی ایمیل های تان در اختیار داشته باشید. مایکروسافت نام این کار را TrueSwitch گذاشته است. این قابلیت شامل یک برنامه مهاجرت ایمیل تحت وب کاملا امن و مطمئن است که تمامی ایمیل ها و پیوست های آن را از جیمیل به اکانت هات میل منتقل می کند. بسته به تعداد ایمیل های شما، این روند ممکن است تا ۲۴ ساعت به طول بیانجامد. علاوه بر امکان جابجایی ایمیل ها، می توانید اطلاعات تماس و تقویم گوگل خود را نیز توسط این برنامه به ایمیل جدید هات میل تان منتقل کنید.

ج: استفاده از کلاینت های ایمیل بر روی کامپیوتر
این یکی از راه های بسیار راحت و مورد پسند همگان برای تهیه نسخه های پشتیبان، استفاده از ایمیل کلاینت ها است که تنها چند دقیقه وقت شما را برای راه اندازی می گیرد. علاوه بر این می توانید از این کلاینت ها به عنوان برنامه مدیریت ایمیل تان هم استفاده کرده و امنیت ایمیل تان را افزایش دهید. جیمیل به شما اجازه می دهد که با تمامی برنامه های مشهور مدیریت ایمیل از قبیل اپل میل، اوت لوک و تاندربرد به ایمیل های تان دسترسی داشته باشید. به دلیل امنیت، راحتی کاربرد، رایگان بودن و وجود نسخه هایی برای انواع سیستم های عامل، در این دوره تاکید ما بر تاندربرد شرکت موزیلا است.

دانلود تاندربرد
ابتدا در بخش تنظیمات جیمیل (Settings یا Mail Settings) به تب Forwarding and POP/IMAP رفته و در بخش اول POP را برای همه ایمیل ها فعال کنید (Enable POP for all mail).
بخش دوم (When messages are accessed with POP) را هم به گونه ای تنظیم کنید که جیمیل نسخه ای از ایمیل ها را بر روی سرور خودش نگه داری کند (keep Gmail’s copy in the Inbox).
حال باید برنامه مدیریت پست الکترونیک (mail client) مورد نظر را بر روی سیستم تان فعال کنید. گوگل راهنمای گام به گامی برای این کار تهیه کرده است. در درس مجزایی هم به توضیح کامل کار با تاندربرد پرداختیم. برنامه تاندربرد معمولا تنها با دریافت نام کاربری و رمزعبور جیمیل، به صورت خودکار تنظیمات را انجام می دهد و کار خاصی ندارد. در قسمت incoming server این اطلاعات را وارد کنید: pop.googlemail.com, port:995.
حال هرگاه که برنامه تاندربرد را باز کنید، تمامی ایمیل های جدید دانلود شده و به پوشه انتخابی منتقل می گردند. شما همچنین می توانید نسخه ای از ایمیل های تان را در جای امن دیگری بر روی کامپیوتر نگه داری کنید. فقط به خاطر داشته باشید که اگر از ایمیل کلاینت ها تنها برای بک آپ گیری استفاده می کنید و مدیریت ایمیل تان را از طریق سایت آن انجام می دهید، هر چند وقت یک بار برنامه را اجرا کنید تا نسخه جدیدی از ایمیل ها دانلود شود. ضمنا فراموش نکنید که این روش فقط یک نسخه از ایمیل های دریافتی شما را نگه می دارد و شامل ایمیل های ارسالی تان نمی شود، بنابراین یک پشتیبان کامل محسوب نمی شود.
البته راه های متفاوت و مختلف دیگری هم برای پشتیبان گیری در دسترس است. برای مثال می توانید کاری کنید که تمام ایمیل های شما به یک اکانت جیمیل دیگر فوروارد بشوند. در این حالت، یک جیمیل دوم برای پشتیبان گیری از ایمیل های اصلی تان دارید.